Tổng đài IP: Tổng đài IP là gì và những điều nên biết

Hệ thống tổng đài IP là hệ thống điện thoại tiên tiến và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Bởi vì các hệ thống IP PBX hiện nay hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ, internet vì vậy chúng loại bỏ các vấn đề trước đây về hệ thống điện thoại có dây.

Hãy cùng tìm hiểu chính xác tổng đài IP PBX là gì, cách thức hoạt động và lý do tại sao bạn có thể muốn xem xét sử dụng loại hệ thống điện thoại này cho công ty của mình.

Tổng đài IP là gì?

IP PBX (Internet Protocol Private Branch Exchange) là một loại hệ thống điện thoại doanh nghiệp sử dụng VoIP để kết nối các cuộc gọi điện thoại với mạng điện thoại công cộng. Hệ thống tổng đài IP có thể dựa trên đám mây hoặc kết hợp giữa hệ thống điện thoại đám mây và hệ thống PBX tại chỗ như trước đây. 

Hệ thống tổng đài IP tại chỗ được lắp đặt tại nơi làm việc, trong đó chức năng của hệ thống điện thoại được lập trình vào phần cứng PBX. Còn hệ thống IP PBX dựa trên đám mây được lưu trữ bằng cách sử dụng phần mềm để lưu trữ chức năng của nó và không yêu cầu phần cứng. Trong cả hai trường hợp đều được kết nối qua internet với hệ thống IP PBX để gọi. 

Tổng đài IP hoạt động như thế nào?

Tổng đài IP hoặc Hệ thống điện thoại IP bao gồm một hoặc nhiều điện thoại SIP, một máy chủ IP và Cổng VoIP tùy chọn. 

Tổng đài IP kết nối máy chủ PBX với điện thoại VoIP, các cuộc gọi trên hệ thống IP PBX có thể được chuyển đến các vị trí và thiết bị khác nhau cùng một lúc, miễn là các thiết bị đó và người dùng VoIP được đăng ký trong máy chủ VoIP. 

Đây là một trong những điểm khác biệt chính của tổng đài IP PBX so với hệ thống điện thoại truyền thống. Tổng đài IP không có ranh giới vật lý, vì nó kết nối với các thiết bị thông qua internet. Ngoài ra, chúng còn được tích hợp bổ sung trên các thiết bị di động – điều này rất thuận tiện cho các nhân viên khi sử dụng Smartphone làm việc.

Xem thêm: Các thương hiệu hệ thống tổng đài IP 

Ưu điểm tổng đài IP 

1. Tích hợp thiết bị di động

Với tổng đài IP, bạn có thể sử dụng điện thoại di động của mình để thực hiện và nhận cuộc gọi. Điều này được thực hiện bằng cách tải xuống ứng dụng dành cho thiết bị di động, ứng dụng này tích hợp hoàn toàn với hệ thống tổng đài IP của công ty bạn. 

Không chỉ có thể chuyển các cuộc gọi đến đến nhân viên trên thiết bị di động, họ còn có thể thực hiện các cuộc gọi đi từ ứng dụng. Với khả năng này, một số công ty đã loại bỏ hoàn toàn điện thoại bàn. Ngoài ra, ứng dụng dành cho thiết bị di động còn cung cấp nguồn dự phòng trong trường hợp mất điện hoặc mất internet tại văn phòng. 

2. Quản lý đơn giản

Bạn có thể quản lý tổng đài IP qua bảng điều khiển trực tuyến, nơi bạn có thể định cấu hình và cập nhật hệ thống điện thoại của mình mà không cần biết quá nhiều về kỹ thuật. Các hệ thống điện thoại truyền thống rất khó bảo trì và cập nhật, và thường cần sự hỗ trợ của các bên cung cấp. Còn với hệ thống tổng đài IP, chỉ với một vài thao tác hướng dẫn, bạn có thể dễ dàng điều khiển các hoạt động bên trong một các đơn giản.

3. Tiết kiệm chi phí

Với hệ thống tổng đài IP, bạn có thể hợp nhất nhiều hệ thống điện thoại và dịch vụ thành một giải pháp duy nhất. Ngoài việc quản lý nhiều vị trí trong một tài khoản, bạn cũng có thể giảm các chi phí bổ sung như trung kế SIP, giấy phép người dùng, thiết bị PBX và phí bảo trì.

Vì mọi thứ được duy trì “trên đám mây”, bạn không phải trả tiền cho các dịch vụ bảo trì, thay thiết bị,… Như vậy sẽ giúp các doanh nghiệp giảm được một khoản chi phí đáng kể.

4. Thêm hệ thống điện thoại dễ dàng 

Khi số lượng nhân viên của bạn tăng lên và nhu cầu cần thêm các dịch vụ điện thoại IP, bạn sẽ không phải trả thêm chi phí để thêm các dòng hoặc tính năng từ về quản lý hoặc chi phí. Với tổng đài IP, các thay đổi có thể được thực hiện trực tuyến ngay lập tức và không phải trả thêm phí để thêm người dùng.   

5. Các tính năng của Contact Center được nâng cấp

• Hầu hết các tổ chức nâng cấp từ tại chỗ lên tổng đài IP cũng sẽ có thêm nhiều tính năng trung tâm liên lạc ngay lập tức. Bao gồm một số tính năng vượt trội, bao gồm: 
• Hàng đợi cuộc gọi
• Phân tích cuộc gọi 
• Giám sát cuộc gọi 
• Báo cáo cuộc gọi trực tiếp 
• Điện thoại di động

6. Khả năng của Softphone 

Với hệ thống tổng đài IP, bạn có tùy chọn điện thoại IP, thiết bị di động. Softphone là một chiếc điện thoại ảo mà bạn có thể tải vào máy tính của bạn, cho phép bạn sử dụng số điện thoại doanh nghiệp của bạn từ bất cứ nơi nào bạn có Internet. 

Điện thoại trên ứng dụng phổ biến cho các trung tâm cuộc gọi và nhóm bán hàng có nhu cầu gọi  lớn. Nó cho phép điều hướng dễ dàng hơn giữa các ứng dụng và quay số nhanh hơn. Bằng cách nâng cấp lên tổng đài IP, bạn cũng có thể cung cấp cho nhóm của mình tùy chọn điện thoại mềm. 

Phần kết luận

Đầu tư vào một tổng đài IP dựa trên phần mềm có rất nhiều ý nghĩa, không chỉ đối với các công ty mới mua hệ thống điện thoại mà còn đối với các công ty đã có PBX. Tổng đài IP giúp tiết kiệm đáng kể chi phí quản lý, bảo trì và cuộc gọi đến mức nâng cấp lên tổng đài IP sẽ là sự lựa chọn hiển nhiên cho bất kỳ công ty nào.