Cách chọn dịch vụ điện thoại VoIP tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu tìm hiểu về dịch vụ điện thoại Voip thường không biết nên chọn loại nào, hay chưa hiểu cách thức hoạt động của chúng. Trong bài viết này chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một số cách để bạn lựa chọn dịch vụ điện thoại VoIP tốt nhất cho doanh nghiệp mình.

Cách chọn dịch vụ điện thoại VoIP tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ 

Bước đầu tiên trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm dịch vụ điện thoại VoIP tốt nhất cho doanh nghiệp của mình là làm quen với cách thức hoạt động của các dịch vụ VoIP cho doanh nghiệp nói chung. 

Bài viết này sẽ trình bày chính xác những gì bạn cần biết để bắt đầu lựa chọn Voip nào. Khi bạn đã hoàn thành bài viết này, các bước tiếp theo để chọn giải pháp VoIP sẽ là xác định nhu cầu của bạn và tìm hiểu các sản phẩm Voip.

Trước khi đến phần sản phẩm, bạn nên trả lời các câu hỏi sau, để biết chính xác doanh nghiệp bạn sử dụng điện thoại Voip để làm gì. Vì hệ thống này có rất nhiều loại và phân khúc cũng khác nhau. Vì vậy bạn nên chú ý để lựa chọn.

• Doanh nghiệp bạn cần những tính năng nào của điện thoại Voip? 
• Loại điện thoại nào bạn muốn sử dụng (bàn / ảo / di động)? 
• Việc sử dụng gọi điện / nhắn tin của bạn có nhiều không? 
• Bạn có cần gọi điện quốc tế không? 

Các tính năng VoIP dành cho doanh nghiệp 

Với dịch vụ điện thoại VoIP dành cho doanh nghiệp, bạn sẽ có được tất cả những thứ bạn mong đợi từ một dịch vụ điện thoại thông thường – gọi điện, nhắn tin, fax, số điện thoại, số máy lẻ, thư thoại, v.v. VoIP cung cấp cho bạn quyền truy cập vào hàng chục tính năng bổ sung mà theo truyền thống đi kèm với hệ thống PBX tùy chỉnh, cộng với các khả năng nâng cao mà chỉ hệ thống điện thoại dựa trên internet mới có thể cung cấp. 

Điện thoại VoIP hoạt động như thế nào? 

Từ quan điểm của người dùng, điện thoại bàn VoIP hoạt động giống như điện thoại bàn truyền thống. Sự khác biệt là điện thoại VoIP chạy qua internet, thay vì Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). 

• Điện thoại VoIP, còn được gọi là điện thoại IP, cung cấp tất cả các tính năng gọi điện quen thuộc mà mọi người quen sử dụng – giữ, chuyển, thư thoại, hội nghị, v.v. Bạn có thể thiết lập phím BLF hoặc phím trường đèn bận, hiển thị trạng thái của các tiện ích mở rộng (khả dụng / bận) và cho phép chuyển cuộc gọi một chạm. 
• Điện thoại VoIP tốt hơn điện thoại truyền thống vì bạn cũng có thể sử dụng chúng ở các địa điểm. Ví dụ: bạn có thể có một điện thoại bàn ở văn phòng và một điện thoại khác ở nhà với cùng một tiện ích mở rộng và cài đặt. Điều này tạo sự thuận tiện trong việc hỗ trợ những người làm việc ở xa và các văn phòng phân tán trên cùng một hệ thống điện thoại. 
• Điện thoại VoIP kết nối trực tiếp với internet qua cáp ethernet. Một số điện thoại VoIP có thể chia sẻ một kết nối ethernet duy nhất, cho phép bạn kết nối điện thoại thông qua máy tính và giảm sự lộn xộn của cáp. Hơn nữa, điện thoại VoIP cũng có tính năng cấp nguồn qua ethernet (PoE), vì vậy bạn thậm chí không cần dây nguồn. 
• Nhà cung cấp VoIP của bạn sẽ tư vấn cho bạn về điện thoại VoIP tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn và đảm bảo rằng chúng đi kèm với các phụ kiện phù hợp. 
• Hầu hết các điện thoại VoIP có thể được sử dụng với các nhà cung cấp VoIP khác nhau, đây là một tin tốt nếu bạn buộc phải chuyển đổi sau này. Bạn nên đảm bảo rằng nhà cung cấp VoIP không khóa điện thoại, vì điều này sẽ chỉ khiến họ đau đầu khi làm việc với nhà cung cấp mới. 

Dịch vụ điện thoại VoIP có hoạt động không nếu Internet bị ngắt? 

Ngay cả khi văn phòng của bạn bị cúp điện, các số điện thoại của bạn sẽ không bị ảnh hưởng vì chúng không phụ thuộc vào vị trí của bạn. Bất kỳ dịch vụ điện thoại nào bạn đã thiết lập – tự động trả lời, giữ nhạc, định tuyến cuộc gọi, v.v., sẽ tiếp tục hoạt động như cũ. Các cuộc gọi có thể được chuyển đến điện thoại di động và có các bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo rằng điện thoại VoIP của bạn tiếp tục chạy khi mất điện hoặc mất Internet. Bạn nên trao đổi với bộ phận CNTT của mình về các tùy chọn thiết lập nguồn điện dự phòng và chuyển đổi dự phòng internet không dây. 

Để sử dụng dịch vụ điện thoại VoIP cần có gì? 

Câu trả lời ngắn gọn là bạn không cần chuẩn bị gì khi sử dụng dịch vụ VoIP. Hầu hết các địa điểm kinh doanh có kết nối internet tiêu chuẩn có đủ băng thông để hỗ trợ các cuộc gọi VoIP và thường không cần điều chỉnh cài đặt mạng hiện có. Nếu có, nhà cung cấp dịch vụ VoIP sẽ có thể giúp khắc phục sự cố cơ bản để giúp bạn bắt đầu và sử dụng.

Không giống như các hệ thống điện thoại doanh nghiệp truyền thống yêu cầu phần cứng vật lý, được gọi là PBX , hệ thống điện thoại VoIP doanh nghiệp không yêu cầu bất kỳ phần cứng nào. PBX, là thiết bị hỗ trợ định tuyến cuộc gọi, tiện ích mở rộng và tất cả các tính năng thiết yếu của hệ thống điện thoại, được lưu trữ bởi nhà cung cấp VoIP “trên đám mây”. 

Phần cứng duy nhất mà bạn có thể cần, là điện thoại bàn. Một số công ty chọn loại bỏ điện thoại bàn và chỉ sử dụng thiết bị di động và máy tính để gọi điện. 

Điểm mấu chốt là bạn có thể thiết lập dịch vụ điện thoại VoIP cho doanh nghiệp chỉ với internet và máy tính.