5 Lý Do Nên Lắp Đặt Tổng Đài IP Cho Doanh Nghiệp?

Hiện nay tổng đài IP đang là giải pháp tối ưu cho cho việc kết nối của doanh nghiệp và khách hàng hoặc nội bộ doanh nghiệp. Vậy có những lợi ích nào cho doanh nghiệp bạn khi lắp đặt tổng đài IP. Trong blog này, chúng tôi sẽ trình bày những kiến ​​thức cơ bản về tổng đài IP. Tổng đài IP là gì? Tại sao cần có một tổng đài IP? Doanh nghiệp của bạn có nên đầu tư vào tổng đài IP?

“Tổng đài IP” là viết tắt của gì?

Khái niệm

Tổng đài IP có hai loại cơ bản: tại chỗ và đám mây (hoặc được lưu trữ). “Tại chỗ” có nghĩa là bạn sở hữu và kiểm soát hệ thống điện thoại của mình, trong khi “đám mây” có nghĩa là đăng ký một dịch vụ vận hành hệ thống điện thoại.  

IP là viết tắt của Giao thức Internet và là “IP” mà bạn tìm thấy trong mạng IP, điện thoại IP, địa chỉ IP, VoIP, v.v. IP là giao thức truyền thông tiêu chuẩn cho Internet. Hãy coi IP là ngôn ngữ “chuyên ngành” của Internet.

Hệ thống tổng đài IP có thể xử lý nhiều hơn các hệ thống điện thoại truyền thống – bao gồm hội nghị truyền hình, trò chuyện công ty và hơn thế nữa.

Tổng đài IP cũng có thể kết nối điện thoại kỹ thuật số hoặc tương tự hiện có với đường trục SIP hoặc hệ thống VoIP khác, giúp bạn kéo dài tuổi thọ của điện thoại.

Tại sao nên sử dụng tổng đài IP so với tổng đài truyền thống?

Có nhiều lý do – chẳng hạn như sự phát triển của cơ sở hạ tầng di động và Internet cũng như các ứng dụng đòi hỏi khắt khe hơn như hội nghị truyền hình – điện thoại đã chuyển hẳn sang mạng IP. Nói cách khác, đầu tư vào một một tổng đài IP sẽ giúp bạn đi theo xu hướng công nghệ, tiết kiệm thời gian và các chi phí liên quan,…. Chúng tôi sẽ đề cập đến một số:

• Quản lý các chi nhánh văn phòng & nhân viên từ xa
• Thiết bị di động & BYOD
• truyền thông Hợp nhất
• Chất lượng âm thanh
• Quản lý hệ thống tập trung

Quản lý chi nhánh văn phòng & nhân viên từ xa

Một trong những lợi thế chính của tổng đài IP là bạn có thể tích hợp các công cụ hỗ trợ để quản lý công việc kinh doanh với các chi nhánh và nhân viên từ xa. Nếu bạn có một cơ sở với đội ngũ tiếp thị ở nhiều nơi, bạn có thể có tất cả mọi người trên cùng một hệ thống điện thoại IP.

Một phương pháp là thiết lập một VLAN. VLAN là viết tắt của Virtual Local Area Network (LAN). Mạng LAN là mạng IP kết nối tất cả các máy tính và các thiết bị mạng khác trong một khu vực giới hạn, ví dụ như văn phòng.

Bạn có thể thiết lập một mạng LAN ảo, mạng này sử dụng logic máy tính để bảo mật thông tin liên lạc của bạn. Hãy coi nó như một kênh Internet của riêng bạn. Tất cả mọi người – bất kể họ đang ở đâu hay đang sử dụng thiết bị nào – đều trên cùng một mạng an toàn.

Thiết bị di động & BYOD

Ngày nay, hầu hết mọi người đều sử dụng Smartphone, vì vậy họ cũng mong đợi sử dụng hệ thống này vào điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ. Tổng đài IP có thể đưa các thiết bị di động vào hệ thống liên lạc của doanh nghiệp bạn.

BYOD là viết tắt của mạng thiết bị riêng. Điều đó có nghĩa là nhân viên của bạn có thể chọn sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của riêng họ để liên lạc công việc. Tổng đài IP đảm bảo rằng trong khi sử dụng thiết bị cá nhân, bạn vẫn duy trì hiệu suất và bảo mật cấp doanh nghiệp.

Truyền thông hợp nhất

Truyền thông hợp nhất (UC) là một thuật ngữ chung cho một bộ hợp tác kinh doanh tích hợp. Thay vì có một hệ thống điện thoại ở đây, một hệ thống máy tính ở đó, một hệ thống hội nghị truyền hình ở đó – mọi thứ đều tách biệt – UC mang tất cả chúng lại với nhau.

Một bộ UC phổ biến có thể không chỉ bao gồm điện thoại VoIP mà còn có hội nghị truyền hình, trò chuyện công ty, chia sẻ nội dung, chỉnh sửa tài liệu cộng tác trong thời gian thực, bảng trắng ảo, sự hiện diện và hơn thế nữa. Những ứng dụng nào có sẵn tùy thuộc vào hệ thống, nhưng đây là những ứng dụng phổ biến.

Ngoài ra, bạn có thể tích hợp các ứng dụng quản lý cơ sở và truyền thông khác bằng cách sử dụng tổng đài IP – như phân trang hoặc kiểm soát truy cập.

Chất lượng âm thanh

Các cuộc gọi điện thoại qua dây điện thoại truyền thống nghe có vẻ nhỏ, vì chúng tái tạo một dải hẹp của phổ âm thanh. Điện thoại VoIP có khả năng tái tạo một dải phổ rộng hơn nhiều – do đó, băng rộng hoặc thậm chí là âm thanh toàn dải.

Chất lượng âm thanh khi sử dụng tổng đài IP có thể tốt hơn đáng kể so với tổng đài truyền thống. Chất lượng âm thanh tốt hơn không chỉ mang lại cảm giác dễ chịu và hình ảnh chuyên nghiệp hơn mà còn cải thiện khả năng hiểu, dẫn đến ít hiểu lầm hơn.

Quản lý hệ thống tập trung

Ưu điểm cuối cùng của tổng đài IP mà chúng tôi sẽ đề cập ở đây là quản lý hệ thống tập trung.

Tổng đài IP được quản lý thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng phần mềm. Quản trị viên có thể xem và quản lý toàn bộ hệ thống, cấp cho họ quyền kiểm soát chi tiết đối với bảo mật người dùng. Họ nhận được đơn giản để đọc và xuất các bản ghi. Báo cáo hệ thống phong phú hợp lý hóa việc khắc phục sự cố.

Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô, thật đơn giản để thêm người dùng vào hệ thống – và ít tốn kém hơn nhiều, vì bạn không bao giờ phải lo lắng về việc chạy dây điện thoại chuyên dụng nữa.