Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống VoIP

Ở bài trước chúng ta đã tìm hiểu về hệ thống VoIP là gì, cách sử dụng và cài đặt chúng. Trong bài viết này, chúng ta những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống VoIP mang lại cho doanh nghiệp.

Ưu điểm của VoIP là gì?

Các doanh nghiệp hiện đại thích sử dụng dịch vụ điện thoại VoIP qua các đường dây điện thoại truyền thống vì họ có thể nhận được nhiều giá trị hơn là chỉ cải thiện thông tin liên lạc của công ty. Dưới đây là một số cách VoIP mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp.

1. Tiết kiệm chi phí

VoIP là một cách thân thiện với ngân sách để thiết lập hệ thống liên lạc kinh doanh. Các dịch vụ VoIP có thể dựa trên kết nối IP trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại của bạn, chỉ đơn giản là kết nối internet hiện có của bạn hoặc kết hợp cả hai.

Do đó, nó cắt giảm chi phí cho các cuộc gọi nội bộ trong tổ chức của bạn hầu như không có, giảm đáng kể chi phí cho các cuộc gọi kinh doanh bên ngoài và quốc tế, tiết kiệm một khoản đầu tư đáng kể vào việc mua các đường dây điện thoại truyền thống, cài đặt và bảo trì liên tục.

Hệ thống VoIP tại chỗ và dựa trên đám mây đều tiết kiệm chi phí nhưng có một số khác biệt về chi phí. Mặc dù bạn cần phải trả trước đầy đủ cho một hệ thống lựa chọn cơ sở, nó bảo vệ bạn khỏi rủi ro tăng phí và có nghĩa là chi phí hàng tháng sẽ thấp hơn sau khi chi phí được trang trải.

Đối với các dịch vụ VoIP được lưu trữ dựa trên đám mây, bạn thường sử dụng mô hình OpEx với phí hàng tháng hoặc hàng năm phải chăng hơn và chi phí thiết bị ban đầu thấp.

Nếu các giải pháp thoại và dữ liệu của bạn hiện đang tách biệt, bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách kết hợp hai giải pháp này dưới một nhà cung cấp. Ngoài việc tiết kiệm chi phí, bạn cũng sẽ có thể hợp nhất cả dịch vụ internet và hỗ trợ điện thoại.

2. Dễ dàng cài đặt

So với các hệ thống điện thoại truyền thống, việc cài đặt và cấu hình các hệ thống VoIP có thể rất dễ dàng. Theo truyền thống, với hệ thống điện thoại cố định, điện thoại văn phòng yêu cầu đường truyền vật lý để nhận dịch vụ điện thoại.

Hệ thống điện thoại VoIP loại bỏ sự cần thiết phải cài đặt bất kỳ đường dây điện thoại vật lý nào. Tất cả những gì bạn cần làm là kết nối điện thoại IP với mạng công ty qua đường Ethernet.

Tốt hơn, nếu bạn cần nhân viên CNTT ưu tiên các dự án quan trọng hơn và tạo ra doanh thu thay vì quản lý hệ thống điện thoại, các dịch vụ điện thoại được lưu trữ sẽ giao công việc cho nhà cung cấp dịch vụ và không cần phải lo lắng về bất kỳ vấn đề mạng nào. Nó cũng sẽ có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp thiếu chuyên môn kỹ thuật hoặc nguồn lực.

3. Chất lượng giọng nói rõ ràng

Khi Voice over IP lần đầu tiên được giới thiệu, chất lượng cuộc gọi của nó thực sự không đạt yêu cầu.

Những ngày đó đã qua rất lâu nhờ vào sự tiến bộ của băng thông rộng và chính công nghệ Giao thức thoại qua Internet. “Chất lượng cuộc gọi kém” có lẽ là quan niệm sai lầm lớn nhất về VoIP hiện nay.

Hãy yên tâm miễn là bạn có kết nối Internet nhanh và ổn định. Hầu hết các nhà cung cấp VoIP cung cấp một số lượng lớn các giao thức và codec khác nhau để đảm bảo chất lượng âm thanh HD.

Với một giải pháp mạnh mẽ và cách triển khai phù hợp, chất lượng thoại của VoIP có thể tốt hoặc thậm chí tốt hơn so với các cuộc gọi trên điện thoại cố định. Bạn thậm chí không thể nhận ra sự khác biệt.

4. Tính di động & tính linh hoạt về địa lý

VoIP cho phép các doanh nghiệp mở rộng hệ thống thông tin liên lạc của họ tới các văn phòng từ xa và nhân viên đang di chuyển qua các thiết bị hỗ trợ SIP. Đối với những người làm việc từ xa, văn phòng ở bất cứ đâu họ có thể làm việc miễn là có kết nối Internet.

Việc triển khai một hệ thống VoIP đa điểm không chỉ có thể giữ cho tất cả các chi nhánh phân tán được kết nối liền mạch mà còn làm giảm chi phí cuộc gọi liên văn phòng theo hình xoắn ốc.

Điện thoại mềm cho phép nhân viên làm cho các tiện ích mở rộng văn phòng của họ trở nên di động với nhiều tính năng xử lý cuộc gọi trong tầm tay.

Ngoài ra, hệ thống điện thoại đám mây giúp dễ dàng kết nối các văn phòng phân tán theo địa lý dưới một hệ thống điện thoại và quản trị viên CNTT có thể dễ dàng quản lý nó từ bất kỳ vị trí nào.

5. Khả năng mở rộng

Khả năng mở rộng, là một trong những đặc điểm có giá trị nhất đối với doanh nghiệp, đề cập đến khả năng hệ thống xử lý khối lượng công việc ngày càng tăng, thông thường bằng cách thêm tài nguyên vào hệ thống, mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc hiệu quả tổng thể của hệ thống.

VoIP là một giải pháp có khả năng mở rộng có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn, đặc biệt là dịch vụ VoIP dựa trên đám mây, mang lại sự linh hoạt hơn cho các doanh nghiệp có tăng hoặc giảm nhân viên.

Việc tăng và giảm số máy lẻ có thể được thực hiện ngay lập tức và doanh nghiệp chỉ phải trả tiền cho những gì họ cần, mà không cần mua thêm thiết bị phần cứng hoặc dây chuyền chuyên dụng mới.

Tất cả đều có thể được thực hiện, thực tế trong thời gian thực. Nếu bạn là một doanh nghiệp theo mùa với nhu cầu liên lạc thường xuyên thay đổi hoặc đang trải qua tốc độ phát triển nhanh chóng, mô hình lưu trữ có thể hoàn toàn phù hợp với bạn.

6. Tính năng phong phú

Dịch vụ VoIP cung cấp một số tính năng không được hệ thống điện thoại truyền thống hỗ trợ hoặc chỉ có sẵn với một khoản phí bổ sung. Những tính năng này không chỉ là ‘tính năng bổ sung’.

Nhiều doanh nghiệp đã cảm thấy dễ dàng sử dụng VoIP và trở nên cạnh tranh hơn với bộ tính năng tích hợp đầy đủ. Một số tính năng có thể giúp các công ty đáp ứng các nhu cầu quan trọng về an toàn và bảo mật, bao gồm khả năng kết nối với các dịch vụ khẩn cấp khi sử dụng Internet VoIP.

Rủi ro

• Kết nối Internet là điều cần thiết: Bạn sẽ cần có đủ băng thông và mạng ổn định để truyền thoại tuyệt vời qua VoIP. Kết nối băng thông rộng với tính khả dụng được đảm bảo (ví dụ: SDSL) làm giảm nguy cơ bị treo và đàm thoại bị gián đoạn.
• Sự cố trong trường hợp mất điện: Bạn sẽ không thể gọi điện thoại nếu không có nguồn điện cho bộ định tuyến. Tuy nhiên, trong những trường hợp cực đoan, bạn cũng có thể sử dụng VoIP với pin dự phòng (UPS) hoặc điện thoại thông minh của mình.
• Gây nhiễu từ các thiết bị khác: Máy fax, máy thẻ tín dụng và hệ thống báo động cũng thường được kết nối với mạng điện thoại. Kiểm tra với nhà cung cấp VoIP của bạn hoặc nhà sản xuất thiết bị về các biến chứng tiềm ẩn khi chuyển đổi sang điện thoại IP.