Những điều bạn nên biết về tổng đài VoIP, cách cài đặt và sử dụng VoIP

cai-thien-toc-do-voip

Các doanh nghiệp hiện nay hầu hết đều sử dụng hệ thống tổng đài VoIP để liên lạc, trao đổi bởi các tính năng linh hoạt và sự thuận tiện mà chúng mang lại. Vậy với các doanh nghiệp mới nên tìm hiểu gì trước khi lắp đặt hệ thống IP, cách cài đặt và sử dụng chúng ra sao. Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết sau:

Tổng đài VoIP là gì?

Thoại qua IP thường được gọi là điện thoại IP hoặc điện thoại Internet. Nó là một hệ thống công nghệ sử dụng các kết nối IP để kết nối với băng thông rộng.

Điều này mở đường cho giao tiếp bằng giọng nói qua Internet. “IP” là viết tắt của Internet Protocol – giao thức mạng tạo cơ sở cho các kết nối được thực hiện qua Internet. Mỗi thiết bị hỗ trợ Internet có địa chỉ IP riêng. Dữ liệu có thể được gửi qua lại giữa các thiết bị đầu cuối thông qua địa chỉ IP này.

  • “Thoại qua IP” (VoIP) là công nghệ cho phép bạn gọi điện qua Internet
  • Tổng đài VoIP cho phép bạn tiết kiệm tiền cho các cuộc gọi điện thoại và tận dụng nhiều chức năng khác, chẳng hạn như hội nghị truyền hình hoặc nhắn tin tức thì.
  • Bạn có thể sử dụng VoIP với điện thoại thông minh, PC, thiết bị analog hoặc điện thoại IP.

Hệ thống VoIP

VoIP hoạt động như thế nào?

Tổng đài VoIP không sử dụng mạng điện thoại thông thường. Thay vào đó, điện thoại kết nối với băng thông rộng qua bộ định tuyến DSL hoặc modem cáp hỗ trợ VoIP. Quá trình đang diễn ra trong nền có thể được chia thành ba bước:

  1. Giọng nói được chuyển đổi: Ứng dụng VoIP của bạn kỹ thuật số hóa tín hiệu âm thanh.
  2. Dữ liệu được truyền: Nhiều gói dữ liệu tạo nên một cuộc gọi điện thoại được truyền qua Internet.
  3. Dữ liệu được giải mã: Sau khi dữ liệu đến đích đích, nó sẽ được chuyển đổi lại thành giọng nói.

Sử dụng SIP để kết nối và ngắt kết nối

Để thiết lập kết nối, bạn sẽ cần Giao thức Khởi tạo Phiên (SIP). Điều này chịu trách nhiệm quản lý các kết nối giao tiếp giữa hai hoặc nhiều người tham gia.

Mỗi người dùng tổng đài VoIP có địa chỉ SIP của riêng mình, địa chỉ này được cấu trúc theo cách tương tự như địa chỉ email. Điều này cho phép bạn được nhận dạng trực tuyến và thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị cuối nào hỗ trợ SIP, bất kể bạn đang ở đâu.

Chuyển giọng nói

Các tín hiệu âm thanh được ghi lại bởi micrô trước hết được chuyển đổi thành tín hiệu điện để thông tin thoại có thể được truyền đi dưới dạng các gói dữ liệu kỹ thuật số. Các tín hiệu này sau đó được số hóa và chia thành các gói nhỏ.

Phương pháp mã hóa được gọi là Codec, và rất quan trọng để truyền các gói dữ liệu. Nó quyết định chất lượng giọng nói. Chất lượng thoại càng tốt, tốc độ truyền yêu cầu càng cao.

Tổng đài VoIP
Tổng đài VoIP

Chất lượng giọng nói và rung

Thuật ngữ “jitter” đề cập đến sự thay đổi về độ trễ và nó là một trong những yếu tố quyết định đến chất lượng giọng nói tốt. Khi các gói dữ liệu đã được gửi từ người gửi đến người nhận, chúng sẽ được giải mã một lần nữa.

“Bộ đệm jitter” đảm bảo rằng cuộc gọi điện thoại không bị gián đoạn nếu có sự chậm trễ trong quá trình truyền dữ liệu. Bộ đệm tạm thời lưu trữ các gói dữ liệu đã nhận và truyền chúng mà không có bất kỳ sự thay đổi nào về độ trễ, hoặc chỉ có sự thay đổi nhỏ nhất. Một bộ đệm jitter lớn bù đắp cho độ trễ thay đổi nhiều hơn.

Hệ thống tổng đài VoIP

Việc chuyển đổi từ điện thoại ISDN thông thường sang tổng đài VoIP rất đơn giản và dễ hiểu. Trong hầu hết các trường hợp, bạn thậm chí không cần một thiết bị mới. Nó đơn giản như sau:

Kết nối Internet

Điện thoại IP yêu cầu kết nối Internet với đủ băng thông. Bạn có thể đạt được chất lượng giọng nói tuyệt vời ở khoảng 100 Kbit / s.

Tuy nhiên, vì kết nối Internet của bạn thường được sử dụng cho nhiều ứng dụng khác nhau, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng băng thông cao hơn.

Phần cứng tương thích

Bạn cần một thiết bị phù hợp để sử dụng VoIP. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, không nhất thiết phải mua phần cứng mới. Thông thường, bạn có thể sử dụng PC, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh của mình để gọi điện qua tổng đài VoIP.

Nhà cung cấp tổng đài VoIP

Đây là những gì bạn nên tính đến khi chọn đúng nhà cung cấp:

  • Bảo vệ dữ liệu: Hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn tuân thủ Chỉ thị Bảo vệ Dữ liệu của Châu Âu và mã hóa dữ liệu của bạn trong hệ thống.
  • Độ tin cậy: Nhà cung cấp của bạn nên cung cấp mức độ sẵn sàng và độ tin cậy cao. Đặc biệt là các doanh nghiệp phải có sẵn 99%.
  • Phạm vi chức năng: Tổng đài VoIP cung cấp nhiều tùy chọn – cho khách hàng tư nhân và doanh nghiệp. Tìm hiểu những tính năng nào được bao gồm và bạn sẽ cần trả thêm tiền cho những tính năng nào.

Làm cách nào để sử dụng VoIP với phần cứng?

VoIP thường hoạt động ở bất kỳ nơi nào có kết nối Internet tốt. Bạn cũng cần có phần cứng phù hợp. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng điện thoại IP với phần cứng thông thường của bạn:

Qua PC của bạn

Đơn giản chỉ cần sử dụng PC hoặc máy tính xách tay của bạn cho tổng đài VoIP. Bạn sẽ cần một kết nối băng thông rộng và một chương trình phù hợp được gọi là softphone.

Máy tính của bạn cũng nên được trang bị micrô và loa. Nếu bạn thực hiện nhiều cuộc gọi điện thoại, một chiếc tai nghe sẽ mang lại cho bạn sự tiện lợi hơn.

Hệ thống VoIP

Qua điện thoại IP của bạn

Nhiều điện thoại trên thị trường đã hỗ trợ truyền dữ liệu qua Internet. Kết nối điện thoại IP của bạn với một cổng LAN miễn phí trên bộ định tuyến của bạn và kết nối nó với Internet. Chúng tôi đã tổng hợp tổng quan về tất cả các điện thoại VoIP có sẵn từ Việt Song Phát.

Qua điện thoại analog của bạn

Bạn cũng có thể sử dụng điện thoại cũ của mình để tận dụng công nghệ mới. Bộ điều hợp điện thoại tương tự (ATA) hoặc bộ điều hợp điện thoại ISDN (ITA) cho phép bạn kết nối với modem DSL.

Các bộ điều hợp chuyển đổi tín hiệu điện thoại tương tự thành các gói dữ liệu kỹ thuật số và sau đó giải mã lại chúng. Điều này mang lại cho bạn sự tiện lợi khi sử dụng tổng đài VoIP trên điện thoại thông thường của bạn.

Qua điện thoại thông minh của bạn

Giống như máy tính, điện thoại thông minh của bạn cũng có thể sử dụng VoIP di động. Một số thiết bị đã có một ứng dụng khách được cài đặt sẵn cho điện thoại IP.

Bạn có thể bật tính năng này bằng cách đi tới “Cài đặt cuộc gọi” -> “Cài đặt cuộc gọi qua Internet” -> “Tài khoản gọi điện qua Internet (SIP)”. Bạn có thể tải xuống một ứng dụng phù hợp (SIP softphone) từ App Store hoặc Google Play Store.

Bạn sẽ cần kết nối WiFi ổn định hoặc ít nhất là kết nối 3G để đạt được chất lượng thoại tuyệt vời qua tổng đài VoIP di động. Lưu ý rằng VoIP di động làm tăng đáng kể lượng điện năng mà điện thoại di động của bạn tiêu thụ.

Kết luận

Hầu hết, các nơi cung cấp hệ thống tổng đài VoIP đều sẽ cài đặt và hướng dẫn đầy đủ các tính năng và cách vận hành của một hệ thống VoIP. Vì thế bạn không nên lo lắng về vấn đề này, bạn có thể tham khảo điện thoại IP của chúng tôi, và đọc thêm các hướng dẫn cụ thể để lựa chọn nhà cung cấp uy tín nhất.