Mẹo cho các cuộc họp trực tuyến không gặp sự cố

Mẹo cho các cuộc họp trực tuyến không gặp sự cố

Nhiều doanh nghiệp ngày nay đang làm việc tại nhà với sự phụ thuộc vào Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom hoặc GoToMeeting. Nhưng ngay cả khi các nền tảng này cung cấp khả năng thoại hoặc video, vẫn có thể xảy ra các vấn đề công nghệ. Những mẹo này có thể giảm thiểu rắc rối và tăng cường hợp tác kinh doanh. Cùng tìm hiểu các mẹo cho các cuộc họp trực tuyến không gặp sự cố.

Mẹo cho các cuộc họp trực tuyến không gặp sự cố

1. Dùng mạng có dây

Kết nối với Wi-Fi mang lại sự linh hoạt và di động. Tuy nhiên, khi nói đến một cuộc họp trực tuyến, hãy thích kết nối có dây hơn. Tận hưởng kết nối cuộc họp đáng tin cậy hơn bằng cách cắm máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của bạn vào bộ định tuyến internet bằng cáp mạng.

Nếu bạn cần sử dụng thiết bị di động và không thể kết nối qua cáp, hãy giảm chướng ngại vật Wi-Fi. Gọi từ càng gần điểm truy cập không dây càng tốt. Tín hiệu Wi-Fi là một dạng sóng vô tuyến, có nghĩa là chúng có thể bị cản trở bởi:

  • Các vật kim loại lớn gần bộ định tuyến
  • Thiết bị ở xa cục phát wifi
  • Nhiều thiết bị sử dụng cùng một mạng wifi

Vì vậy, cuộc họp quan trọng đó không phải là cuộc họp bạn tham gia từ một tầng hầm lát gạch xi măng, không phải khi bộ định tuyến Wi-Fi của bạn ở trong phòng ngủ trên lầu và những người hàng xóm của bạn cũng đang dựa vào tín hiệu Wi-Fi.

sip t57w ip phone

2. Ưu tiên cuộc họp của bạn

Khi bạn có một cuộc họp đã lên lịch, hãy thông báo cuộc họp đó cho những người còn lại trong gia đình. Yêu cầu trẻ không truy cập Xbox hoặc phát trực tuyến phim cùng lúc khi bạn kết nối với cuộc họp của mình.

Xem nếu bạn không thể thuyết phục đối tác, người cũng đang làm việc tại nhà, không tải xuống các tệp lớn hoặc phần mềm mới cùng lúc với cuộc họp của bạn.

Lập trình sao lưu thiết bị của bạn vào những thời điểm không cạnh tranh với giờ làm việc của bạn. Tại văn phòng, nhóm CNTT của bạn đã lên lịch cập nhật hoặc các bản vá bảo mật ngoài giờ làm việc.

Bây giờ bạn đang làm tất cả ở nhà, hãy thông minh về thời điểm bạn nâng cấp. Tùy thuộc vào tốc độ internet gia đình của bạn, cố gắng thực hiện quá nhiều việc cùng một lúc có thể gây ra rắc rối cho mọi người.

3. Kiểm tra kết nối trước cuộc họp

Bạn có thể cảm thấy rằng tất cả những gì bạn đang làm là họp trực tuyến ngay bây giờ. Tại sao bạn cần kiểm tra âm thanh và video mỗi lần?

Chà, mỗi khi bạn rút phích cắm của một thiết bị như micrô hoặc tai nghe, cài đặt sẽ trở về mặc định. Điều đó có nghĩa là trong lần kết nối tiếp theo, bạn sẽ không được thiết lập theo cách bạn muốn. Bạn đã mong đợi để nghe bằng tai nghe USB của mình. Nhưng lần cuối cùng bạn rút phích cắm, máy tính của bạn đã chuyển trở lại đầu vào âm thanh có sẵn tiếp theo. Ví dụ: màn hình của bạn hoặc loa máy tính xách tay tích hợp.

Bằng cách kiểm tra kết nối trước tiên, bạn cũng đảm bảo rằng mình có phần mềm nền tảng cập nhật nhất. Bạn không muốn bị trễ cuộc gọi vì thiết bị của bạn đã quyết định rằng nó cần phải cài đặt lại Skype ngay tại thời điểm đó.

1642592129157

4. Sử dụng đúng thiết bị

Tai nghe và micro bên ngoài hạn chế tiếng ồn xung quanh. Bạn sẽ nghe tốt hơn. Ngoài ra, nó cũng sẽ làm cho những đóng góp của bạn dễ dàng được lắng nghe hơn.

Tắt tiếng micro khi bạn không nói chuyện cũng hữu ích – nó làm giảm ô nhiễm tiếng ồn. Sự cố có thể phát sinh khi micrô của bạn bắt người khác nói chuyện qua loa của bạn.

5. Chọn cài đặt tốt nhất

Lập kế hoạch địa điểm tốt nhất để tổ chức cuộc họp trực tuyến đó. Bạn càng ở gần điểm truy cập không dây, kết nối của bạn càng tốt.

Thêm vào đó, bạn muốn tránh các khu vực có mật độ giao thông cao. Vì bạn có nhiều khả năng bị phân tâm. Một đứa trẻ hoặc một đồng nghiệp lông bông có thể xuất hiện ngoài kế hoạch.

Chọn một khu vực có nền đơn giản. Ngồi trước cửa sổ có vẻ là một ý tưởng hay, nhưng nó khiến khuôn mặt của bạn tối hơn và khó nhìn thấy trên video. Lý tưởng nhất là bạn muốn ở trong một căn phòng đầy đủ ánh sáng với bức tường trơn làm nền.

Xem thêm: Tai nghe cho các cuộc họp được tốt hơn

6. Tận dụng tối đa các tính năng của cuộc họp trực tuyến

Bạn có thể đã thực hiện các cuộc gọi hội nghị trong quá khứ. Mọi người đều gọi đến, phát biểu khi cần thiết, và đó là điều đó. Nhưng phần lớn phần mềm cộng tác kinh doanh hàng đầu cung cấp các tính năng bổ sung:

  • Ghi âm cuộc gọi cung cấp một bản ghi có thể được kiểm tra sau này.
  • Bản ghi cuộc gọi cung cấp cho bạn một cách hiệu quả để nắm bắt tất cả những gì đã xảy ra trong một cuộc họp.
  • Một số nền tảng cho phép bạn thêm hình nền ảo vào cuộc gọi điện video.
  • Bạn cũng có thể bật bảng trắng được chia sẻ tương tác, các trang trình bày hoặc đồng duyệt.

Các cuộc họp trực tuyến hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Với cuộc khủng hoảng sức khỏe hiện nay buộc nhiều người trong chúng ta phải thích nghi với việc kết nối ảo. Việc thực hiện những ý tưởng này có thể hữu ích.